#15 – Xentral Howto: Geschenke-/Aktionsversand mit xentral automatisieren
Aufgabe
Du willst an deine Kunden zu Weihnachen (oder einem anderen Anlass) ein Geschenk versenden. Der Geschenke-Versand mit System soll möglichst automatisiert per Xentral ERP organisiert und durchgeführt werden. Du willst natürlich vorab nicht verraten, dass ein Paket zu deinen Kunden unterwegs ist. Es soll schließlich eine Überraschung werden.
Lösung
Nach dem Import der Aufträge übernimmt der Auto-Versand die Erstellung von Lieferscheinen, die Auslagerung und den Druck der Paketmarken. Voll automatisch!
Wie das geht erfahrt ihr hier im Howto.
Das Rezept für den Geschenke-Versand mit System
Die Zutaten:
- 1 xentral ERP Account
- 1 Projekt mit den notwendigen Projekt-Einstellungen
- 1 CSV-Importvorlage für den Auftragsimport
- 1 (oder mehrere) Artikel mit Lagerbestand
Die Vorbereitung:
- Projekt Neuanlage: neues Projekt “XMAS” oder “Aktion” anlegen
Tipp (optional): eigenes Briefpapier für das Projekt aktivieren, z.B. mit Weihnachtsmotiv für den Lieferschein-Druck - Projekt Einstellung: unter Einstellungen im Tab-Reiter “Logistik / Versand” als Kommissionierverfahren “Einfache Lagerbuchung + scannen im Versandzentrum” auswählen. Das ist wichtig: auch wenn kein Scanning gewollt wird, ist diese Einstellung notwendig.
Die Einstellung für den automatischen Versandprozess – im Projekt unter Logistik / Versand – sehen dann wie folgt aus:
- Artikel Neuanlage: Lege einen Artikel mit einer Grussbotschaft in der Artikelbeschreibung an und füge unter Dateien ein Bild hinzu.
Wichtig: der Artikel muss als Projekt “XMAS” eingestellt und als Lagerartikel markiert sein, damit der automatische Versandprozess funktioniert.
- Buche direkt im Artikel (Tab “Lager”) oder über den Wareneingang den Bestand zum Artikel ein.
Die Zubereitung:
- Auftrags-Import: wir starten das Modul “Belege-Importer” und wählen unsere vorbereitete CSV-Datei.
Diese beinhaltet mindestens folgende Informationen:
Wichtig ist dabei, das die ersten viel Spalten fixe Angaben sind. Diese sorgen dafür, dass wir die gewünschte Automatisierung erzielen.
In der Spalte 4 trägt man die eigene Firmenadresse ein, damit alle Aufträge auf die eigene Firma, lediglich mit abweichender Lieferadresse der Kunden angelegt werden.
Alle anderen Felder können frei gefüllt werden. Die Daten können auch komfortabel direkt aus Xentral per Report gefiltert und exportiert werden. - Im Belege-Importer hochgeladen sieht das dann wie folgt aus:
- Nachdem die Aufträge importiert und angelegt sind, erscheinen diese in der Auftragsübersicht:
Als Rechnungsadresse ist immer unsere eigene eingefügt, als Lieferadresse die unserer Kunden. - Versandübergabe (Auto Versand).
Im nächsten können wir automatisch für die Aufträge per Versandübergabe und Auto-Versand, Lieferscheine und Paketmarken erstellen bzw. drucken lassen. Siehe auch unser Howto zum Thema.
Fertig!
Das Ergebnis könnte am Ende in Xentral ERP so aussehen (Vorschau Lieferschein):
Kommentare zum Beitrag sind wie immer herzlich willkommen.
Und hier geht es zu den weiteren Howto-Anleitungen für Xentral ERP.
Wenn es um Lieferungen an bestehende Kunden geht, kann man aus Xentral über die Berichte auch eine CSV erzeugen, die direkt wieder per Belege-Importer importiert werden kann. Somit erzeugt sich Xentral ERP selbst die Aufträge. Wer Bedarf hat, gerne melden!