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#15 – Xentral Howto: Geschenke-/Aktionsversand mit xentral automatisieren

Aufgabe

Du willst an deine Kunden zu Weihnachen (oder einem anderen Anlass) ein Geschenk versenden. Der Geschenke-Versand mit System soll möglichst automatisiert per Xentral ERP organisiert und durchgeführt werden. Du willst natürlich vorab nicht verraten, dass ein Paket zu deinen Kunden unterwegs ist. Es soll schließlich eine Überraschung werden. 

Lösung

Nach dem Import der Aufträge übernimmt der Auto-Versand die Erstellung von Lieferscheinen, die Auslagerung und den Druck der Paketmarken. Voll automatisch!
Wie das geht erfahrt ihr hier im Howto. 

Das Rezept für den Geschenke-Versand mit System

Die Zutaten: 

  • 1 xentral ERP Account
  • 1 Projekt mit den notwendigen Projekt-Einstellungen
  • 1 CSV-Importvorlage für den Auftragsimport
  • 1 (oder mehrere) Artikel mit Lagerbestand

Die Vorbereitung:

  1. Projekt Neuanlage: neues Projekt „XMAS“ oder „Aktion“ anlegen
    Tipp (optional): eigenes Briefpapier für das Projekt aktivieren, z.B. mit Weihnachtsmotiv für den Lieferschein-Druck
  2. Projekt Einstellung: unter Einstellungen im Tab-Reiter „Logistik / Versand“ als Kommissionierverfahren „Einfache Lagerbuchung + scannen im Versandzentrum“ auswählen. Das ist wichtig: auch wenn kein Scanning gewollt wird, ist diese Einstellung notwendig.
    Die Einstellung für den automatischen Versandprozess – im Projekt unter Logistik / Versand – sehen dann wie folgt aus:

    Um einen automatischen Versandprozess einzustellen, solltest du beim Kommissionierverfahren „Einfache Lagerbuchung + scannen im Versandzentrum“ auswählen. Setze dann in der Spalte Drucker ein Häkchen bei „Lieferschein drucken“ und „Paketmarke drucken“.

  3. Artikel Neuanlage: Lege einen Artikel mit einer Grussbotschaft in der Artikelbeschreibung an und füge unter Dateien ein Bild hinzu. 
    Wichtig: der Artikel muss als Projekt „XMAS“ eingestellt und als Lagerartikel markiert sein, damit der automatische Versandprozess funktioniert.
    In dem neu angelegten Projekt musst du einen Projektnamen verwenden. Dieser lautet hier beispielhaft „XMAS“. In dem Feld „Artikelbeschreibung DE“ hast du die Möglichkeit, eine Grußbotschaft zu hinterlegen. Setze unter „Artikel Optionen“ dann noch ein Häkchen bei Lagerartikel.
  4. Buche direkt im Artikel (Tab „Lager“) oder über den Wareneingang den Bestand zum Artikel ein. 

  1. Auftrags-Import: wir starten das Modul „Belege-Importer“ und wählen unsere vorbereitete CSV-Datei.
    Diese beinhaltet mindestens folgende Informationen: 
    In der vorbereiteten CSV-Datei sind in der Regel mindestens die folgenden Informationen zu finden: art, beleg_art, beleg_projekt und beleg_kundennummer, beleg_belegnr, beleg_datum, beleg_lieferdatum, beleg_versandart, beleg_liefername, beleg_lieferland, beleg_lieferstrasse, beleg_lieferplz, beleg_lieferort, artikel_nummer, artikel_menge.Wichtig ist dabei, das die ersten viel Spalten fixe Angaben sind. Diese sorgen dafür, dass wir die gewünschte Automatisierung erzielen. 
    In der Spalte 4 trägt man die eigene Firmenadresse ein, damit alle Aufträge auf die eigene Firma, lediglich mit abweichender Lieferadresse der Kunden angelegt werden.
    Alle anderen Felder können frei gefüllt werden. Die Daten können auch komfortabel direkt aus Xentral per Report gefiltert und exportiert werden. 
  2. Im Belege-Importer hochgeladen sieht das dann wie folgt aus: 
    Darstellung der hochgeladenen CSV-Daten im Belege-Importer.
  3. Nachdem die Aufträge importiert und angelegt sind, erscheinen diese in der Auftragsübersicht:In der Auftragsübersicht sind zahlreiche Informationen zu finden. Dazu zählen beispielsweise der Kundenname inklusiver der Kundenanschrift, die versendeten Artikel, die Rechnungsadresse, die Lieferadresse und abweichende Lieferadressen.Als Rechnungsadresse ist immer unsere eigene eingefügt, als Lieferadresse die unserer Kunden. 

  4. Versandübergabe (Auto Versand).
    Im nächsten können wir automatisch für die Aufträge per Versandübergabe und Auto-Versand, Lieferscheine und Paketmarken erstellen bzw. drucken lassen.  Siehe auch unser Howto zum Thema.

Fertig!

Das Ergebnis könnte am Ende in Xentral ERP so aussehen (Vorschau Lieferschein): 

Beispielbild des fertigen Lieferscheins im Weihnachts-Design mit Empfängeranschrift, Kundennummer, Lieferdatum, Bearbeiter, Projektname, Artikelübersicht.

Kommentare zum Beitrag sind wie immer herzlich willkommen.

Und hier geht es zu den weiteren Howto-Anleitungen für Xentral ERP.

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