#13 – Xentral Howto: E-Mailversand und Druck automatisieren (Kopie Belege Empfänger)

In unserer (mittlerweile gar nicht mehr so kleinen) Howto-Beitragsreihe stellen wir Tipps und Tricks für verschiedene Software-Tools vor. Heute stellen wir eine smarte Lösung vor, wie man in Xentral ERP automatisiert Kopien von Belegen per Mail versenden oder drucken kann.
Weitere Informationen zum System finden sich hier oder direkt beim Anbieter.

Wusstest du schon…, dass es in deinem xentral ein Modul gibt, mit dem man verschiedene Beleg-Typen per E-Mail oder Drucker automatisiert versenden bzw. drucken kann? Nicht, dann einfach einmal in der zentralen Suche nach „Kopie“ suchen und zum Modul „Kopie Belege Empfänger“ wechseln.

„Versteckte Module“ in xentral:
Zahlreiche Module haben keinen eigenen Menüeintrag in der Navigator-Leiste oder eigene Kachel in den Einstellungen erhalten. Über die zentrale Suchleiste lassen sich diese teils sehr nützlichen Module finden, wenn man die entsprechenden Suchbegriffe kennt.

Kopie Belege Empfänger einrichten und nutzen:

Über die Neuanlage + NEU kann eine neue Regel für den Versand per Mail oder Druck eines Belegtyp erstellt werden. Sofern die Regel als „Aktiv“ markiert wurde, ist diese auch direkt wirksam.

Schritt für Schritt Anleitung

1. Zuerst wird ausgewählt für welchen Belegtyp (z.B. Auftrag) die Kopie automatisch erstellt werden soll.
2. Danach legt man fest, ob ein E-Mailversand oder Ausdruck auf einem Drucker erfolgen soll. (Tipp: Benötigt man beides für den gleichen Belegtyp, legt man einfach zwei Regeln an, einmal E-Mail einmal Druck)
3. Nun leget man fest, ob die Regel bei allen Vorgängen aktiv sein soll, oder nur beim Autoversand.
4. Je nach Art (E-Mail oder Drucker) trägt man nun die E-Mail Adresse des Empfänger ein oder wählt den Drucker und die Anzahl Ausdrucke.
5. Haken bei „Aktiv“ setzen und speichern.

Fertig! : )

Erweiterte Optionen – Filter

Mit der Filter Einschränkung kann man die Regeln für die Kopie Erstellung der Belege noch weiter verfeinern. Zur Auswahl stehen die Eingrenzungen auf ein Projekt und / oder eine Adresse.

Gut zu wissen!

• E-Mailversand: Als Absender wird immer die hinterlegte E-Mailadresse aus den Grundeinstellungen (Firmendaten) genutzt.
• Drucker: Es können hier nur Beleg-Drucker ausgewählt werden.

Aktuell unterstützt das Module folgende Belegarten:
Angebote
Aufträge
Rechnungen
Gutschriften
Lieferscheine
Proformarechnungen

Nicht unterstützt werden demnach u.a.:
Bestellungen
Wareneingangsbelege
Retouren
Mahnungen

Kommentare zum Beitrag sind wie immer herzlich willkommen.

Und hier geht es zu den weiteren Howto-Anleitungen für Xentral ERP.