#12 – Xentral Howto: xentral mit Shopify verbinden

Um Bestellung und Artikeldaten zwischen einem Shopify Onlineshop und der Business Software Xentral auszutauschen, sind folgende Schritte in Shopify notwendig.

Funktionsumfang:

Nach erfolgreicher Einrichtung können folgende Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden:

• Bestellungen von Shopify an Xentral
  (ab Datum mit Status: “bezahlt/paid” + “nicht versandt/unfulfilled“)
• Status der Bestellung von Xentral an Shopify inkl. Tackingnummer
• Artikel-Stammdaten von Xentral an Shopify (und Shopify an Xentral)
• Artikelbestände von Xentral an Shopify

Darüber hinaus sind noch einige weitere individuelle Einstellung möglich.

Einrichtung:

In Shopify muss für Xentral ein API–Zugang über eine eigene App (früher private App) erstellt werden.

1.API / Apps für deinen Shop entwickeln

Die Neuanlage erfolgt in Shopify als Administrator unter dem Menüpunkt Apps.

Klicken Sie im Anschluss auf “Apps für deinen Shop entwickeln“.

Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

• Name der privaten App: “Xentral”
• Kontakt-E-Mail: z.B. die Supportadresse des Anbieters, Dienstleister oder Agentur

2. Rechte verwalten

Im Bereich “Admin-API-Bereiche” können Sie die benötigten Berechtigungen aktivieren.

Standardmässig sind alle Rechte deaktiviert. Zum Austausch der Daten müssen jedoch für die eigene App Lese- und Schreibrechte gewährt werden. Der Umfang hängt davon ab, ob neben Bestellungen auch Artikeldaten zwischen dem Shopify und Xentral ausgetauscht werden sollen.

Folgende Rechte müssen mindestens freigegeben werden:

• alle zu Bestellungen
• alle zu Artikel
• alle zu Fulfillment
• alle zu Standorten

Sollte die Verbindung mit Xentral nicht oder nur teilweise funktionieren, sollten zuerst alle Rechte eingeräumt werden, und dann nach und nach wieder entfernt werden, wenn nicht benötigt.

3. Infos für Xentral

Auf der folgenden Seite werden nun die API-Zugangsdaten eingeblendet.

Hier müssen der API-Schlüssel und der geheime API-Schlüssel kopiert werden.

Danach wird die App mit “App installieren” eingerichtet.

Nach der Bestätigung mit “Installieren” erscheint folgende Information zum Admin-API-Zugriffstoken, der ebenfalls kopiert werden muss:

Folgende Werte werden für die Einrichtung in Xentral benötigt:

• API-Schlüssel (Shopify API-Key in Xentral)
• Shopify Geheimer API-Schlüssel (Shopify API Passwort in Xentral)
• Shopify Admin API-Zugriffstoken (Shopify API Token in Xentral)

Zusätzlich wird noch die Webadresse (Shopify URL in Xentral) des Onlineshop benötigt. In der Regel lautet diese wie folgt:

• URL: https://meinshopname.myshopify.com

Wichtig: Leiten Sie die Informationen bitte umgehend an den Administrator von Xentral weiter bzw. übertragen Sie diesen auf Ihre Xentral Installation, wenn Sie selbst der Administrator sind.

Wie wird der Versand-Status übermittelt?

Nachdem in Xentral die Bestellung kommissioniert und ein Versandlabel erzeugt (und gescannt wurde) erfolgt die finale Statusrückmeldung Fertiggestellt (completed). Zusätzlich wird die Tracking-Nummer (Paket-Nummer) an den Onlineshop zur Bestellung übermittelt.

Können Artikeldaten übertragen werden?

Ja, es können Artikel-Stammdaten und Artikelbestände von Xentral an Shopify übermittelt werden.

Artikel-Stammdaten machen dann Sinn, wenn diese zuerst in Xental erfasst wurden. Sind die Daten bereits in Shopify hinterlegt, sollte dieser Punkt übersprungen werden. Dann werden die Artikeldaten mit der Übertragung der Bestellungen automatisch in Xentral angelegt oder können zur initialen Anlage aus Shopify abgeholt werden.

Artikelbestände werden von Xentral immer automatisch an das Onlinshop-System übertragen. Die Übertagung des verfügbaren Lagerbestand eines Artikel erfolgt immer dann, sobald es eine Bestandsveränderung gibt. Dies können Abgänge aufgrund der Kommissionierung und Warenausgang von Bestellungen oder Zugänge durch Wareneingänge sein.