#11 – Xentral Howto: xentral mit WooCommerce anbinden

Um Bestellung und Artikeldaten zwischen einem WooCommerce (WordPress) Onlineshop und der Business Software Xentral auszutauschen, sind folgende Schritte in WooCommerce notwendig.

Wichtig: Voraussetzung ist das WooCommerce mindestens auf Version 3.5 läuft. Diese ist ab der WordPress Version 4.4 verfügbar.

Funktionsumfang:

Nach erfolgreicher Einrichtung können folgende Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden:

Bestellungen von WooCommerce an Xentral
Status der Bestellung von Xentral an WooCommerce
Artikel-Stammdaten von Xentral an WooCommerce
Artikelbestände von Xentral an WooCommerce

Einrichtung:

In WooCommerce muss für Xentral ein REST-API-Zugang erstellt werden.

1. REST-API Benutzer anlegen

Die Neuanlage erfolgt unter WooCommerce > Einstellung > Erweitert > REST-API > Schlüssel hinzufügen

WooCommerce Einstellungen Rest-Api

Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

Beschreibung: Xentral
Benutzer: Admin-Benutzer
Berechtigung: Lesen/Schreiben (wird zwingend benötigt!)

2. API-Schlüssel erstellen

Klicken Sie nun auf API-Schlüssel erstellen unterhalb der ausgefüllten Felder. Sie erhalten nun folgende Informationen:

Consumer Key (API Key)
Consumer Secret (API Secret)

Wichtig: Wenn Sie die Seite in WooCommerce verlassen, können Sie diese Informationen nicht mehr einsehen. Leiten Sie daher die Informationen umgehend an den Administrator von Xentral weiter.

Zusätzlich wird noch die Webadresse (URL) des Onlineshop benötigt. In der Regel lautet diese wie folgt: https://meinshopname.de.

Bestellungen übermitteln

In Xentral wird hinterlegt, welche Bestellung aus dem Onlineshop-System importiert werden sollen. Dies erfolgt über den Status der Bestellungen.
Im Standard hat WooCommerce folgende Status-Werte:

pending	Zahlung ausstehend
processing	in Bearbeitung
on-hold	in Wartestellung
completed	Fertiggestellt
canceled	Storniert/abgebrochen
refunded	Rückerstattet
failed	Fehlgeschlagen

In Bearbeitung (Processing) ist der Status von Bestellungen, bei welchen die Zahlung erfolgt ist und ein Versand der Ware stattfinden soll. Xentral importiert automatisch alle Bestellungen, die diesen Status haben.

Import-Status übermitteln

Nach erfolgreichen Import der der Bestellungen in Xentral, setzt Xentral einen neuen Status für die Bestellung. Da der Status In Bearbeitung (Processing) bereits belegt ist und WooCommerce leider hier keinen weiteren Zwischenstatus im Standard bietet, empfehlen wir die Installation eines (kostenpflichtigen) WooCommerce-Plugins. Mit diesem lassen sich individuelle weitere Statusmeldung einrichten.

Nach Installation empfehlen wir die Einrichtung eines neuen Status “Picking“. Nach erfolgreichem Import der Bestellung in Xentral wird in WooCommerce dann bei der Bestellung “Picking” angezeigt. Somit wird ein eindeutiger Bestellstatus sichergestellt.

Versand-Status übermitteln

Nachdem in Xentral die Bestellung kommissioniert und ein Versandlabel erzeugt (und gescannt wurde) erfolgt die finale Statusrückmeldung Fertiggestellt (completed). Zusätzlich wird die Tracking-Nummer (Paket-Nummer) an den Onlineshop zu Bestellung übermittelt.

Optional: sind im Shop bereits weitere Prozesse auf den Status “Fertiggestellt (completed)” eingerichtet, empfehlen wir einen weiteren individuellen Status (wie z.B. “Send”), in Xentral und WooCommerce zu hinterlegen.

Artikeldaten übertragen

Es können Artikel-Stammdaten und Artikelbestände von Xentral an WooCommerce übermittelt werden.

Wichtiger Hinweis:

Der Export der Artikel-Bilder von Xentral an WooCommerce wird (aktuell im Standard) nicht unterstützt.

Artikel-Stammdaten machen dann Sinn, wenn diese zuerst in Xental erfasst wurden. Sind die Daten bereits in WooCommerce hinterlegt, sollte dieser Punkt übersprungen werden. Dann werden die Artikeldaten mit der Übertragung der Bestellungen automatisch in Xentral angelegt.

Artikelbestände werden von Xentral immer automatisch an das Onlinshop-System übertragen. Die Übertagung des verfügbaren Lagerbestand eines Artikel erfolgt immer dann, sobald es eine Bestandsveränderung gibt. Dies können Abgänge aufgrund der Kommissionierung und Warenausgang von Bestellungen oder Zugänge durch Wareneingänge sein.