#12 – xentral Howto: Shopify und xentral verbinden

Du betreibst einen Shopify-Onlineshop und möchtest ihn gemeinsam mit der xentral Business-Software nutzen? In diesem Beitrag erfährst du, wie du Shopify und xentral miteinander verknüpfst. Durch die vorgenommenen Einstellungen kannst du die Bestellungen und Artikeldaten zwischen beiden Systemen bequem austauschen.

Funktionsumfang: So nutzt du Shopify und xentral zusammen

Folgende Funktionen sind für dich und dein Unternehmen nach der Verknüpfung beider Systeme verfügbar:

• Bestellungen können von Shopify an xentral übermittelt werden (ab Datum mit Status: „bezahlt/paid” + „nicht versandt/unfulfilled“)
• Austausch vom Bestellstatus von xentral an Shopify (inklusive Trackingnummer)
• Austausch von Artikel-Stammdaten von xentral an Shopify (und andersrum von Shopify an xentral)
• Austausch der Artikelbestände von xentral an Shopify

Ergänzend dazu sind noch einige weitere individuelle Einstellungen möglich. Wenn du diesbezüglich eine Beratung benötigst, nutze gerne unser Kontaktformular. Wir freuen uns auf deine Nachricht.

So gelingt dir die Verknüpfung von xentral und Shopify:

Um xentral mit deinem Shopify-Onlineshop zu verknüpfen, benötigst du zunächst einen API–Zugang, der über eine eigene App (früher private App) erstellt wird. Nachfolgend geben wir dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, damit du Shopify unkompliziert mit xentral verbinden kannst.

1.API / Apps für deinen Shopify-Shop entwickeln

Die Neuanlage erfolgt in Shopify unter dem Menüpunkt Apps. Beachte dabei, dass du hierfür den Administrator-Zugriff benötigst. Klicke anschließend auf “Apps für deinen Shop entwickeln“ und wähle im nächsten Schritt „Eine App erstellen“ aus.

Fülle die nachfolgenden beiden Felder nun wie folgt aus:

• App-Name: Hinterlege hier den Namen der privaten App, in diesem Fall “xentral”.
• App-Entwickler: Trage hier eine Kontakt-E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel die Support-Adresse des Anbieters, des Dienstleisters oder der Agentur.

Klicke anschließend auf den Button „App erstellen“, um deine eingegebenen Daten zu bestätigen.

2. Rechte verwalten

Die benötigten Berechtigungen kannst du im Bereich Admin-API-Bereiche aktivieren.

Standardmäßig sind alle Rechte deaktiviert. Um den Austausch der Daten von xentral zu Shopify und umgekehrt zu ermöglichen, musst du für die eigene App allerdings die Lese- und Schreibrechte zulassen. Der Umfang hängt davon ab, ob neben Bestellungen auch Artikeldaten zwischen dem Shopify-Shop und xentral ausgetauscht werden sollen. Klicke dafür auf „Admin-API-Bereiche konfigurieren“ und richte die Admin-API Rechte ein.

Sollte die Verbindung von xentral und Shopify nicht oder nur teilweise funktionieren, besteht der erste Schritt darin zu prüfen, ob alle notwendigen Rechte eingeräumt wurden. Sollte das nicht der Fall sein, gilt es, dies nachzuholen. Sobald die Rechte nicht mehr benötigt werden, kannst du sie nach und nach wieder entfernen.

3. xentral-Infos generieren für die Shopify-Schnittstelle

Auf der folgenden Seite werden nun die API-Zugangsdaten eingeblendet. Kopiere an dieser Stelle den API-Schlüssel und den geheimen API-Schlüssel. Beides wirst du an späterer Stelle benötigen.

Klicke anschließend auf „App installieren“, um die App einzurichten. Die App-Installation muss nun nochmals mit dem weiteren Klick auf den Button „Installieren“ final bestätigt werden.

Nachdem du die Installation bestätigt hast, erscheint folgende Information zum Admin-API-Zugriffstoken. Kopiere auch diesen, um ihn bei den nächsten Schritten griffbereit zu haben.

xentral mit Shopify-Schnittstelle ausstatten

Um anschließend die Schnittstelle in xentral einzurichten und eine Verknüpfung zu Shopify herzustellen, benötigst du folgende Werte:

• API-Schlüssel (Shopify API-Key in xentral)
• Shopify Geheimer API-Schlüssel (Shopify API Passwort in xentral)
• Shopify Admin API-Zugriffstoken (Shopify API Token in xentral)
• Webadresse (Shopify URL in xentral) des Onlineshops: In der Regel lautet diese wie folgt: https://meinshopname.myshopify.com

Wichtig: Leite die Informationen bitte umgehend an den Administrator von xentral weiter bzw. übertrage diesen auf deine xentral Installation, falls du selbst der Administrator bist.

Für die Integration der Schnittstelle sind dann die folgenden Schritte erforderlich:

1. Im ersten Schritt musst du dich in deinem xentral-Konto anmelden.
2. Klicke dann auf den Menüpunkt „Administration“.
3. Wähle anschließend „Shop-Schnittstelle“ aus.
4. Klicke nun auf „+NEU“ und wähle „Shopify“ aus.
5. Trage im Dialogfenster in xentral die Shopify-URL deines Webshops ein.
6. Gib dann den Shopify-Admin-API-Zugriffstoken ein, den du zuvor kopiert hast.
7. Klicke anschließend auf „Weiter“.
8. Trage in xentral deinen Lagerstandort ein.
9. Wähle „Weiter“ aus.
10. Im Anschluss kannst du auswählen, welche konkreten Funktionen du nutzen möchtest. Wir empfehlen dir, diese Auswahl erstmal zu überspringen und die Konfiguration für deinen Shopify-Shop später abzuschließen.
11. Wähle daher zunächst „Weiter“ aus.
12. Klicke anschließend auf „Klasse“.
13. Damit hast du die Einrichtung der Schnittstelle vorerst abgeschlossen.

Vorteile der Verknüpfung von Shopify und xentral

Durch die Einrichtung der Schnittstelle zwischen der xentral ERP Software und Shopify profitierst du von einem erleichterten Verwaltungsaufwand. So übernimmt xentral beispielsweise die Synchronisation deiner Lagerbestände, sodass du und auch deine Kunden immer einen Überblick über die derzeit verfügbare Artikelmenge haben. Auch der Bestellstatus wird mithilfe von xentral synchronisiert. Sobald eine Bestellung versendet wurde, werden der Auftragsstatus und die Trackingnummer automatisch an Shopify weitergegeben. Du hast darüber hinaus die Möglichkeit, Produktdaten gebündelt in xentral zu pflegen. Produktmerkmale, Artikelbeschreibungen, Preise, Mengenangaben und weitere Informationen werden in xentral eingetragen und automatisch an Shopify weitergegeben.

Vorteile im Überblick

✓ vereinfachte Verwaltung

✓ automatische Synchronisation der Lagerbestände

✓ automatische Synchronisation des Bestellstatus

✓ automatische Weitergabe von Auftragsstatus und Trackingnummer

✓ automatische Synchronisation von Produktmerkmalen, Artikelbeschreibungen, Preisen, Mengen & Co.

Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend beantworten wir dir die meistgestellten Fragen zur Verbindung von Shopify und xentral.

Wie wird der Versand-Status von xentral zu Shopify übermittelt?

Der Versand-Status wird von xentral zu Shopify übermittelt, nachdem in xentral die Bestellung kommissioniert und ein Versandlabel erzeugt (und gescannt bzw. gespeichert) wurde. Hier erfolgt nun die finale Statusrückmeldung „Fertiggestellt“ bzw. „completed“. Zusätzlich wird die Tracking-Nummer (Paket-Nummer) an den Onlineshop zur Bestellung übermittelt.

Können Artikeldaten übertragen werden?

Ja, Artikel-Stammdaten und Artikelbestände können von xentral an Shopify übermittelt werden. Artikel-Stammdaten ergeben dann Sinn, wenn diese zuerst in xentral erfasst wurden. Sind die Daten bereits in Shopify hinterlegt, solltest du diesen Punkt überspringen. Dann werden die Artikeldaten mit der Übertragung der Bestellungen automatisch in xentral angelegt oder können zur initialen Anlage aus Shopify abgeholt werden.

Artikelbestände werden von xentral immer automatisch an das Onlineshop-System übertragen. Die Übertagung des verfügbaren Lagerbestands eines Artikels erfolgt immer dann, wenn es eine Bestandsveränderung gibt. Dies können Abgänge aufgrund der Kommissionierung und des Warenausgangs von Bestellungen oder aufgrund der Zugänge durch Wareneingänge sein.

Ist die Synchronisation von Gutscheinen zwischen Shopify und xentral möglich?

Nein, die Synchronisation von Gutscheinen zwischen Shopify und xentral ist derzeit leider noch nicht möglich. Gutscheine müssen dementsprechend manuell übertragen werden.

Kann ich auch andere Shopify-Kanäle mit xentral verknüpfen?

Ja, auch andere Shopify-Kanäle können mit xentral verknüpft werden. Über deinen Shopify-Shop kannst du beispielsweise Social Shopping oder Google Shopping mit deiner xentral ERP Software verbinden.