#24 – Xentral Howto: So konfigurierst du die Buchhaltung in Xentral

Die korrekte Einrichtung der Buchhaltung in Xentral ist ein entscheidender Schritt, um deine Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen und den Datenaustausch mit deinem Steuerberater effizient zu gestalten. In diesem How-to zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die wichtigsten Einstellungen vornimmst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration der Buchhaltung in Xentral

1. Kontenplan einrichten

Der Kontenplan bildet das Fundament deiner Buchhaltung. In Deutschland werden standardmäßig die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 verwendet.

So richtest du den Kontenplan ein:

Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Hauptbuchkonten → Kontenplan.
Importiere den gewünschten Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04 – Import-Vorlagen bei uns erhältlich).
Füge bei Bedarf weitere Konten hinzu, um branchenspezifische Anforderungen abzudecken.

💡 Tipp: Zusätzliche Konten lassen sich einfach über die „Neu anlegen“-Funktion erstellen.

2. Debitoren und Kreditoren verwalten

In Xentral kannst du Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) mit datevkonformen Nummernkreisen anlegen:

Debitoren: Nummernkreis von 10000 bis 69999
Kreditoren: Nummernkreis von 70000 bis 99999

💡 Tipp: Du kannst bereits existierende Debitor- und Kreditor-Nummern in Xentral bei den Adressdaten als „abweichende Debitor bzw. Kreditor-Nummern“ importieren.

Praxisbeispiel: Sammeldebitoren verwenden:

Sammeldebitoren helfen, Rechnungen mehrerer Kunden einer einzigen Nummer zuzuordnen. In der Praxis ist dies sinnvoll, um beispielsweise alle Debitoren eines Shop oder je Zahlweise zusammenzufassen.

👉 Weitere Infos findest du in der Online-Hilfe von Xentral.

3. DATEV-Schnittstelle einrichten

Für den Austausch von Buchhaltungsdaten mit DATEV bietet Xentral verschiedene Möglichkeiten. Je nach Bedarf kannst du folgende Schnittstellen nutzen:

A. DATEV Rechnungswesen Einzelplatz

Exportmethode: Manuell (CSV-Format).
Perfekt für Unternehmen, die Buchhaltungsdaten lokal verwalten.

B. DATEV Unternehmen online

Manueller Export: Übertragung von XML- und PDF-Daten.
Ideal für Unternehmen, die mit Steuerberatern in der Cloud arbeiten.

C. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (empfohlen)

Automatisierter Belegtransfer: Direkte Übertragung an DATEV Unternehmen online (XML-Format).

👉 Mehr zu den DATEV-Schnittstellen in Xentral.

So richtest du die Basisdaten für die DATEV-Schnittstellen ein:

Hinterlege deine Berater- und Mandantennummern unter Einstellungen → Buchhaltung → DATEV.
Passe die Sachkontenlänge (z. B. 4-stellig) und das Wirtschaftsjahr an.

4. Zahlungsweisen einrichten

Xentral unterstützt eine Vielzahl an Zahlungsweisen, die du individuell einrichten kannst:

Überweisung
PayPal
SEPA-Lastschrift

So richtest du Zahlungsweisen ein:

Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Zahlungsweisen.
Füge neue Zahlungsarten hinzu oder passe bestehende an.

5. Bankkonten konfigurieren

Um deine Bankkonten in Xentral zu integrieren und zu verwalten, kannst du die Geschäftskonten-Funktion nutzen. Dies ermöglicht dir den Import von Kontoauszügen und die Synchronisation deiner Bankdaten.

So richtest du Bankkonten ein:

Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Bank & Zahlungskonten.
Wähle Neues Konto hinzufügen.
Gib die Kontodaten ein (z. B. IBAN, BIC).
Aktiviere optional die Live-Bank-Anbindung über finAPI, um Kontoauszüge automatisch zu empfangen und Zahlungen zu verwalten.

💡 Tipp: Für PayPal kannst du ein eigenes Geschäftskonto anlegen und API-Zugangsdaten hinterlegen, um Transaktionen direkt zu importieren.

👉 Infos zur finAPI
👉 Infos zur PayPal-Integration

6. Mahnwesen aktivieren

Das Mahnwesen in Xentral hilft dir, offene Forderungen systematisch zu verwalten.

So richtest du das Mahnwesen ein:

Gehe zu Buchhaltung → Zahlungen & Geschäftskonten → Mahnwesen.
Definiere Mahnstufen (z. B. Zahlungserinnerung, erste Mahnung).
Passe die Mahntexte an deinen Stil an.
👉 Mehr zum Mahnwesen

Fazit

Die Buchhaltung in Xentral bietet eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten, die sich an die individuellen Anforderungen deines Unternehmens anpassen lassen. Von der Einrichtung des Kontenplans über die Integration von DATEV bis hin zur Automatisierung des Mahnwesens – mit Xentral hast du alle Tools, um deine Buchhaltung effizient und rechtssicher zu gestalten.

👉 Weitere Informationen und detaillierte Anleitungen findest du im Xentral Helpcenter. Und solltest du einmal Unterstützung benötigen, steht dir das XenDoIt-Team gerne zur Verfügung.