#23 – Xentral Howto: So konfigurierst du das Retourenportal in Xentral (Video)

2. Preise in Rückgaben anzeigen

Beschreibung: Entscheide selbst, ob die Preise der Produkte während des Rückgabeprozesses angezeigt werden sollen.

Anleitung: Aktiviere diesen Schalter ein, wenn du möchtest, dass der Preis des zurückgegebenen Artikels während der Bearbeitung für die Kunden sichtbar ist. Dies ist sinnvoll, wenn du Kunden direkt über die höhe der Rückerstattung informieren willst.

Praxisbeispiel: Wenn du die Preise während des Rückgabeprozesses nicht anzeigen lässt, kannst du als Händler erst nach dem Eingang der Retoure über die Höhe der Erstattung entscheiden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn du den Zustand des zurückgesendeten Artikels zunächst überprüfen möchtest.

3. Bestelldatum-Limit

Beschreibung: Verhindert, dass Rückgaben für Bestellungen erstellt werden können, die jünger als 24 Stunden sind. Diese Einstellung gibt dem Kunden eine Mindestwartezeit, bevor eine Rückgabe eingeleitet werden kann.

Anleitung: Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass Kunden erst 24 Stunden nach der Bestellung eine Rückgabe einleiten können. Dies hilft, unüberlegte Rücksendungen zu vermeiden.

Praxisbeispiel: Wenn ein Kunde unmittelbar nach dem Kauf entscheidet, das Produkt zurückzugeben, wird er gezwungen, mindestens 24 Stunden zu warten, bevor er eine Rückgabe einleiten kann. Dies könnte ihm mehr Zeit geben, seine Entscheidung zu überdenken.

4. Nur gelieferte Bestellungen

Beschreibung: Verhindert, dass Rückgaben für Bestellungen erstellt werden, die noch nicht geliefert wurden.

Anleitung: Schalte diesen Schalter ein, um sicherzustellen, dass nur Bestellungen zurückgegeben werden können, die in Xentral bereits als abgeschlossen markiert sind.

Praxisbeispiel: Wenn ein Kunde versucht, eine Bestellung zurückzugeben, die noch gar nicht versendet wurde, wird dies durch diese Einstellung verhindert. Dies sorgt dafür, dass Rückgaben nur für tatsächlich gelieferte Produkte erfolgen.

5. Mehrfach-Rückgabe-Limit

Beschreibung: Verhindert, dass mehrere Rückgaben für dieselbe Bestellung erstellt werden.

Anleitung: Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass für eine Bestellung nur eine Rückgabeanforderung erstellt werden kann. Das verhindert doppelte oder versehentliche Rücksendungen.

Praxisbeispiel: Wenn ein Kunde erneut versucht, eine Retoure für dieselbe Bestellung anzumelden, wird er automatisch auf die finale Seite weitergeleitet, wo der bereits erstellte Retourenbeleg und das Paketlabel zum Download bereitstehen. Das spart dem Kunden Zeit und verhindert unnötige doppelte Bearbeitungen für dein Team.

6. Nur Rückgabe für dieses Projekt

Beschreibung: Beschränkt Rückgaben auf ein spezifisches Projekt in Xentral.

Anleitung: Schalte diese Option ein, wenn du Rückgaben auf ein bestimmtes Projekt beschränken möchtest. Dies ist nützlich, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwaltest und die Rückgabe auf eines davon beschränken möchtest.

Praxisbeispiel: Dadurch wird vermieden, dass Auftragsdaten aus anderen Projekten eingegeben werden, die nicht zu dieser speziellen Landingpage und deren Bedingungen gehören. Dies sorgt für klare Zuordnungen und verhindert Verwirrungen sowohl beim Kunden als auch in deinem Team.

7. Retourenformular Variante

Beschreibung: Bestimmt, welche Art von Retourenformular deine Kunden ausfüllen müssen.

Anleitung: Schalte diese Option ein, wenn du Rückgaben auf ein bestimmtes Projekt beschränken möchtest. Dies ist nützlich, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwaltest und die Rückgabe auf eines davon beschränken möchtest.

Praxisbeispiel: Dadurch wird vermieden, dass Auftragsdaten aus anderen Projekten eingegeben werden, die nicht zu dieser speziellen Landingpage und deren Bedingungen gehören. Dies sorgt für klare Zuordnungen und verhindert Verwirrungen sowohl beim Kunden als auch in deinem Team.

8. Gutschrift mit Retourenerstellung

Beschreibung: Erstellt automatisch eine Gutschrift, wenn eine Rückgabe erstellt wird.

Anleitung: Aktiviere diese Option, um automatisch eine Gutschrift zu erstellen, sobald eine Rückgabe genehmigt wird. Dies spart Zeit und sorgt für einen schnellen Ablauf.

Praxisbeispiel: Ein Kunde gibt ein Produkt zurück, und du möchtest, dass ihm sofort eine Gutschrift ausgestellt wird, ohne dass du manuell eingreifen musst. Durch diese Einstellung wird die Gutschrift automatisch erstellt.

9. Aktivieren Stückliste

Beschreibung: Aktiviert die Stückliste für die Rückgabebearbeitung.

Anleitung: Schalte diese Option ein, wenn du möchtest, dass die einzelnen Artikel einer Stückliste während des Rückgabeprozesses angezeigt und ausgewählt werden können. Dies ist besonders bei komplexen Produkten nützlich.

Praxisbeispiel: Wenn du Elektronikartikel verkaufst, die aus mehreren Komponenten bestehen, hilft diese Option sicherzustellen, ob alle Teile oder auch nur einzelne der Stückliste zurückgegebenen werden können.

10. Rücksendegründe

Beschreibung: Hier kannst du die Gründe konfigurieren, die Kunden bei der Rücksendung auswählen können.

Anleitung: Füge die Gründe hinzu, aus denen Kunden Artikel zurücksenden können. Dies hilft dir, die Rücksendungen besser zu verstehen und mögliche Produktprobleme zu identifizieren.

Praxisbeispiel: Du könntest Rücksendegründe wie „Falsche Größe“ oder „Defekter Artikel“ hinzufügen, damit Kunden den genauen Grund für die Rückgabe angeben können. Dies gibt dir wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit deiner Kunden.

11. Retourenbedingungen

Beschreibung: Definiert die Bedingungen, unter denen Rücksendungen akzeptiert werden.

Anleitung: Klicke auf „Retourenbedingungen bearbeiten“, um spezifische Anforderungen für Rücksendungen festzulegen, z.B. dass Rücksendungen aus Österreich immer mit einem gesonderten Paketdienstleister versendet werden sollen.

Praxisbeispiel: Du möchtest sicherstellen, dass Aktionsware nicht zurückgenommen wird. Definiere dies in den Retourenbedingungen über beispielsweise die Artikelkategorie „Sales“, damit Kunden darüber informiert werden, wenn sie versuchen einen solchen Artikel zur Retoure anzumelden.